Văn thư là một vị trí công việc tại các cơ quan, tổ chức công lập và doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện soạn thảo văn bản, gửi và tiếp nhận văn bản, quản lý tài liệu, dữ liệu, sổ sách, cũng như quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị, hoặc tổ chức đó.. Cùng tìm hiểu kỹ hơn về văn thư là gì và những kĩ năng cần có của nhân viên văn thư qua bài viết dưới đây nhé.
Văn thư là gì?
Bộ phận văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo và phát hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu được tạo ra trong quá trình hoạt động của tổ chức hoặc cơ quan, lập hồ sơ và giao nộp chúng vào cơ quan Lưu trữ, cũng như quản lý và sử dụng con dấu trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ văn thư.
Ở các tổ chức công quyền và doanh nghiệp lớn, bộ phận văn thư hành chính đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ tất cả các tài liệu và thư từ liên quan đến hoạt động của đơn vị. Nhiệm vụ của họ bao gồm tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ và giấy tờ, và thực hiện các tác vụ hành chính khác trong tổ chức.
Tại các doanh nghiệp, nhân viên văn thư sẽ thực hiện các công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của họ, tuỳ thuộc vào cấu trúc và mô hình tổ chức của từng doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính văn phòng chung, được giao bởi từng đơn vị.
Ở các doanh nghiệp nhỏ hơn, thường không có một bộ phận văn thư đặc biệt, và công việc văn thư hành chính thường được thực hiện bởi bộ phận kế toán hoặc nhân viên khác, bao gồm việc tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ và giấy tờ, cùng với các nhiệm vụ hành chính khác liên quan đến hoạt động của tổ chức.
Kỹ năng cần có của nhân viên văn thư là gì?
Mặc dù đã có sự giải thích về bản chất của công việc văn thư, tuy nhiên, đối với nhiều người khi nghe đến vị trí và nhiệm vụ của một nhân viên văn thư, họ thường nghĩ rằng đây chỉ là một công việc văn phòng đơn giản, không đòi hỏi sự khó khăn hay đắn đo. Họ cho rằng chỉ đơn giản làm việc với tài liệu, hồ sơ, và giấy tờ.
Tuy nhiên, thực tế không như vậy. Nhân viên văn thư phải sở hữu kiến thức chuyên môn và các kỹ năng cần thiết cho công việc, bao gồm:
Kỹ năng chuyên môn: Sự chuyên môn được thể hiện qua việc họ đã được đào tạo và học về ngành nghề cụ thể, bao gồm:
- Sự hiểu rõ về các công việc cần thực hiện và việc nắm vững nhiệm vụ chuyên môn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ, và quản lý tài liệu, và hiểu rõ về nhiệm vụ cụ thể của công việc.
- Khả năng thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn một cách thành thạo và đúng theo yêu cầu.
- Khả năng sử dụng và vận hành các trang thiết bị văn phòng hiện đại một cách thành thạo.
- Khả năng truyền đạt và hướng dẫn người khác về các nhiệm vụ chuyên môn.
Kỹ năng quản lý, tổ chức, và sắp xếp công việc:
- Nhân viên văn thư cần có khả năng tổ chức công việc quản lý và sắp xếp tài liệu và giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm và phục vụ cho công việc.
- Họ cần phải có tư duy logic, biết phản ứng và đưa ra những quyết định nhanh chóng trong các tình huống công việc.
- Sự nhanh nhạy và tinh tế để nhận biết và giải quyết các vấn đề một cách hợp lý và hiệu quả.
- Khả năng quyết định chính xác và đúng thời điểm về các vấn đề cần phải xử lý, trong phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của công việc.
- Sử dụng thời gian hiệu quả và có khả năng phân phối công việc trong thời gian một cách hợp lý.
Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng:
- Biết cách soạn thảo văn bản, lập hồ sơ, và lưu trữ tài liệu.
- Luôn thể hiện thái độ cư xử lịch sự và hòa nhã với mọi người.
- Có phong cách tự tin và giọng điệu thuyết phục.
Kỹ năng tin học văn phòng:
Biết cách sử dụng các phần mềm văn phòng cơ bản như MS Word, Excel… để soạn thảo văn bản, lập hợp đồng, gửi thư mời, và thực hiện thống kê theo yêu cầu của công việc.
Lưu ý: Công việc văn thư không chỉ bao gồm việc làm việc với tài liệu, hồ sơ, và sổ sách trong doanh nghiệp, mà còn đòi hỏi nhân viên văn thư phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng, tùy theo sự phân công của từng công ty.
Tiêu chuẩn nghề nghiệp đối với nhân viên văn thư
Để có thể làm việc như một nhân viên văn thư, Quý vị cần đáp ứng các tiêu chuẩn về đạo đức và trình độ chuyên môn theo quy định của pháp luật.
Là một nhân viên văn thư, Quý vị cần phải có các phẩm chất đạo đức sau:
- Phải có đạo đức chính trị vững vàng, tôn trọng và tuân thủ các tư tưởng của Mác – Lênin và tư tưởng của Hồ Chí Minh, và phải nắm rõ chủ trương và đường lối của Đảng Cộng sản Việt Nam, và phải trung thành với tổ quốc và Hiến pháp của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, bảo vệ lợi ích của tổ quốc và nhân dân.
- Phải thực hiện nghiêm túc chức năng và nhiệm vụ của một nhân viên văn thư, tuân thủ mọi quy định của pháp luật và sự phân công của cơ quan quản lý, và phải có tính kỷ luật cao.
- Phải làm việc tận tụy, trung thực, cẩn thận, tiết kiệm, trung thực, tự trọng, chính trực, và phải có sự cống hiến không lợi ích cá nhân trong công việc, tuân thủ nguyên tắc bảo mật trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao, và phải duy trì một lối sống lành mạnh, và không ngừng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn của bản thân.
- Về mặt trình độ chuyên môn:
Để có thể tham gia vào công tác văn thư, Quý vị cần phải được đào tạo và bồi dưỡng trong lĩnh vực này, và cần có các chứng chỉ về quản lý nhà nước và nghiệp vụ văn thư, ngoại ngữ, và tin học, theo quy định của pháp luật.
Ngoài ra, Quý vị cần phải có khả năng nghiên cứu và áp dụng những tiến bộ của khoa học và kỹ thuật vào công việc văn thư, nắm rõ các nguyên tắc, đường lối của Đảng Cộng sản Việt Nam, chính sách và pháp luật của nhà nước về công tác văn thư, bảo vệ bí mật quốc gia, và phải có kiến thức chuyên môn về công tác văn thư, và có khả năng sử dụng và áp dụng khoa học và công nghệ trong quá trình làm việc.
Quý vị cũng cần phải có khả năng tham gia vào quá trình kiểm tra hoạt động soạn thảo văn bản và đóng góp ý kiến trong việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư. Đồng thời, Quý vị cần phải có kiến thức sâu rộng và am hiểu về tình hình và xu hướng phát triển của công tác văn thư trong nước và trên thế giới (đối với ngạch văn thư chính, và ngạch văn thư).
Kết luận
Vừa rồi là những kiến thức về văn thư mình đã cung cấp ở trên. Hi vọng những thông tin hữu ích dành cho các bạn