Trong tâm trí của nhiều người, nhân viên hành chính văn phòng thường được coi là những người thực hiện công việc dễ dàng và không đòi hỏi sự cống hiến lớn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, nghề hành chính văn phòng đòi hỏi nhiều áp lực và đòi hỏi thực hiện nhiều công việc khác nhau.

Hành chính văn phòng là gì?

Hành chính văn phòng là phân khúc thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân đón khách, quản lý văn thư, và cung cấp hỗ trợ cho toàn bộ nhân viên. Do tính chất công việc này, thường thì các bộ phận như Hành chính – Nhân sự thường được tổ chức cùng nhau để tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp và hỗ trợ tương tác.

Nhân viên hành chính văn phòng làm những việc gì?

Như đã đề cập ở trên, nhân viên hành chính phải thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau. Cụ thể, các nhiệm vụ trong lĩnh vực hành chính văn phòng bao gồm:

Quản lý hồ sơ và tài liệu:

• Tiếp nhận, xử lý các công văn, văn bản, và giấy tờ đến, đảm bảo giải quyết các công việc trong phạm vi thẩm quyền.
• Lưu trữ dữ liệu, văn bản, và tài liệu của công ty.
• Tiếp nhận và xử lý thông tin về tình trạng của nhân viên, bao gồm các sự kiện như bệnh tật, hiếu hỉ, và thai sản.
• Theo dõi và tuân thủ các nội quy và văn hóa công ty.
• Lập và quản lý các chế độ đãi ngộ để bảo vệ quyền lợi của nhân viên.
• In ấn các tài liệu cần thiết theo yêu cầu của các phòng ban.

Xử lý lương và thưởng hàng tháng:

• Lập bảng chấm công hàng tháng.
• Tính lương và thưởng hàng tháng, sau đó trình lãnh đạo xác nhận.
• Hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc chi trả lương cho nhân viên.

Công tác lễ tân:

• Nhận cuộc gọi điện thoại và tương tác với khách hàng.
• Đón tiếp khách trước khi họ họp với lãnh đạo.
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu, nước uống, thiết bị cho các cuộc họp trong công ty.
• Tổ chức các sự kiện, hội nghị với khách hàng hoặc trong nội bộ công ty.

Quản lý tài sản và thiết bị:

• Theo dõi tình trạng của thiết bị và tài sản công ty, bảo trì định kỳ và mua sắm thiết bị mới để đảm bảo sự hiệu quả của nhân viên.
• Lập danh sách các vật phẩm văn phòng phẩm cần thiết cho công ty.

Quản lý hồ sơ nhân sự:

• Lên kế hoạch tuyển dụng và thực hiện quá trình tuyển dụng cho các phòng ban.
• Theo dõi quá trình thử việc và tổ chức ký kết hợp đồng lao động.
• Theo dõi và báo cáo cho lãnh đạo về tình hình nhân sự hàng tháng.
• Cập nhật và đảm bảo hồ sơ nhân viên tuân thủ quy định của pháp luật.

Công việc của nhân viên hành chính văn phòng

Nhiều người cho rằng ngành hành chính và văn phòng không cung cấp nhiều cơ hội phát triển cho nhân viên. Tuy nhiên, thực tế cho thấy rằng ngành này có tiềm năng thăng tiến trong công việc khá tốt, với lộ trình thăng tiến rõ ràng. Mô hình thăng tiến của một nhân viên hành chính văn phòng có thể chia thành ba cấp bậc, với mức lương tương ứng (dựa trên Báo cáo lương năm 2016 của Adecco Vietnam) như sau: Nhân viên, Thư ký, Quản trị.

Cấp bậc Nhân viên:

• Mức lương ở cấp bậc này dao động từ 5,5 triệu VNĐ đến 12 triệu VNĐ.
• Các vị trí bao gồm:
  • Nhân viên tiếp tân: tiếp đón khách, xử lý thông tin cơ bản.
  • Nhân viên hỗ trợ hành chính: lưu trữ hồ sơ, thư tín, soạn thảo văn bản, đánh máy và các công việc hành chính khác.

Cấp bậc Thư ký:

• Yêu cầu ở cấp bậc này bao gồm có nghiệp vụ chuyên môn cao, khả năng sáng tạo, kỹ năng phân tích và đánh giá tình huống, và kinh nghiệm làm việc ít nhất 1 năm.
• Mức lương trong cấp bậc này thường nằm trong khoảng từ 8,5 triệu VNĐ đến 14,5 triệu VNĐ.
• Các vị trí có thể bao gồm:
  • Trợ lý riêng (Personal Assistant): hỗ trợ giám đốc trong lĩnh vực chuyên ngành, soạn thảo văn bản, sắp xếp lịch làm việc.
  • Thư ký tổng quát (General Secretary): thực hiện các công việc hành chính văn phòng tổng quát, quản trị hồ sơ và công việc liên quan.

Cấp bậc Quản trị

• Mức lương của nhân viên hành chính văn phòng ở cấp bậc này thường dao động từ 9 triệu VNĐ đến 25 triệu VNĐ.
• Yêu cầu cho các vị trí ở cấp bậc này bao gồm có trình độ chuyên môn cao, kiến thức rộng về nhiều lĩnh vực, tốt nghiệp các ngành như ngôn ngữ, nhân sự, quản trị kinh doanh, và kinh nghiệm làm việc ít nhất 2 năm trong ngành.
• Các vị trí có thể bao gồm:
  • Trưởng phòng/giám đốc hành chính văn phòng (25 triệu VNĐ đến 55 triệu VNĐ): yêu cầu có kỹ năng và phẩm chất của một người quản trị, trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm làm việc từ 4 năm trở lên.

Kết luận

Hành chính văn phòng, mặc dù thường bị đánh giá như một công việc đơn giản và ít thú vị, thực chất đòi hỏi sự tỉ mỉ, kỷ luật, và khả năng đối phó với nhiều tình huống. Đây là bộ mắt vô cùng quan trọng của mọi tổ chức, giúp đảm bảo sự trôi chảy của thông tin và quy trình nội bộ. Với vai trò đa dạng và ảnh hưởng lớn đối với hiệu suất làm việc của một tổ chức, nghề hành chính văn phòng luôn đóng vai trò quan trọng và không thể thiếu.