xếp công việc và lịch trình hàng ngày. Với vai trò quan trọng như vậy, thư ký trở thành một vị trí mà nhiều người mong muốn thử sức. Vậy để trở thành một thư ký, bạn cần học ngành gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên.

Thư ký là gì?

Vị trí thư ký có thể được xem như “đôi mắt và tai của lãnh đạo.” Trong vai trò này, thư ký đóng vai trò là người trung gian trong việc giao tiếp nội bộ hoặc liên lạc với khách hàng và đối tác của công ty. Nhiệm vụ của thư ký bao gồm tiếp nhận và xử lý các tài liệu hành chính, ghi chép nội dung cuộc họp, quản lý lịch làm việc cho lãnh đạo, sắp xếp lịch hẹn và thông báo cuộc họp với đối tác.

Mọi doanh nghiệp, không kể quy mô, thường cần tuyển dụng thư ký để quản lý văn phòng và xử lý các vấn đề hành chính. Ngoài ra, còn có các vị trí thư ký đặc thù như thư ký y khoa hoặc thư ký tòa án.

Mặc dù nhiệm vụ của một thư ký có thể không luôn rõ ràng, nhưng vai trò của họ là vô cùng quan trọng trong việc giúp công ty hoạt động có tổ chức và đạt được mục tiêu của mình. Công việc của thư ký sẽ thay đổi tùy thuộc vào người họ đang hỗ trợ và loại hình tổ chức, nhưng nó luôn đòi hỏi trình độ cao và khả năng xử lý nhiều công việc khác nhau một cách hiệu quả.

Học ngành gì để trở thành một thư ký?

Trong khi một số ngành yêu cầu đào tạo chuyên môn cao và học qua các trường đại học, như y khoa và luật sư, ở Việt Nam hiện tại không có trường đại học nào cung cấp chuyên ngành thư ký. Vậy, để trở thành một thư ký, bạn cần có kiến thức và bằng cấp trong lĩnh vực nào?

Như đã đề cập ở phần trước, công việc của thư ký phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của công ty hoặc tổ chức mà họ làm việc. Bạn có thể tốt nghiệp trong các ngành như ngoại ngữ, quản trị kinh doanh, marketing để ứng tuyển vào vị trí thư ký văn phòng cho các doanh nghiệp. Hoặc bạn có thể hoàn thành chương trình học trong các lĩnh vực như y, dược, luật để ứng tuyển vào các vị trí thư ký đặc thù như thư ký y khoa hoặc thư ký tòa án.

Nhìn chung, ngoài khả năng tin học văn phòng, bạn chỉ cần đáp ứng được yêu cầu về kiến thức, kỹ năng và khả năng xử lý vấn đề một cách linh hoạt, và bạn có thể ứng tuyển vào vị trí thư ký. Các ngành học sau khi tốt nghiệp có thể ứng tuyển vào vị trí thư ký bao gồm:

1. Ngành quản trị văn phòng: Đây là lựa chọn lý tưởng nếu bạn muốn làm việc trong các doanh nghiệp, tập đoàn lớn với vai trò thư ký văn phòng. Trong quá trình đào tạo, bạn sẽ học các kiến thức về cách sử dụng thiết bị văn phòng và các phần mềm tin học, giúp bạn thực hiện các công việc hành chính văn phòng một cách hiệu quả. Các kiến thức về nghiệp vụ như lưu trữ giấy tờ, kế toán, văn thư cũng như một số môn học cơ bản khác sẽ giúp bạn dễ dàng làm quen với công việc trong tương lai. Các trường đại học như Đại học Nội vụ, Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Học viện Hành chính Quốc gia thường có chương trình đào tạo trong ngành này.
2. Ngành Nhân sự Khi học chuyên ngành này, bạn sẽ được đào tạo một loạt các kỹ năng, bao gồm tin học văn phòng, quản lý và xử lý hồ sơ, cũng như một nền tảng cơ bản về ngoại ngữ để đáp ứng yêu cầu của nhà tuyển dụng.

Những kỹ năng cần có của thư ký

Một thư ký cần phải nắm vững nhiều kỹ năng khác nhau để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Dưới đây là các kỹ năng mà nhà tuyển dụng thường tìm kiếm khi tuyển dụng vị trí thư ký:

1. Kỹ năng văn phòng thông tin học: Thư ký phải xử lý nhiều công việc trên máy tính, đặc biệt là làm việc với bảng tính, cơ sở dữ liệu và phần mềm xử lý văn bản. Vì vậy, việc thành thạo trong việc sử dụng công nghệ văn phòng là một yêu cầu cơ bản khi ứng tuyển vào vị trí này.
2. Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản: Thư ký không chỉ gặp gỡ trực tiếp với các bên liên quan mà còn thường xuyên viết email để trao đổi thông tin với khách hàng, các bộ phận và quản lý. Do đó, khả năng giao tiếp và diễn đạt bằng văn bản tốt là quan trọng để đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng, chuyên nghiệp và chính xác cao.
3. Kỹ năng giao tiếp cá nhân: Vì tính chất công việc, thư ký phải tiếp xúc với nhiều cá nhân từ các bộ phận khác nhau hoặc đối tác và khách hàng. Khả năng giao tiếp tốt sẽ tạo ấn tượng tích cực, tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và tích cực.
4. Kỹ năng giải quyết vấn đề: Thư ký là người trung gian liên lạc giữa các bộ phận trong công ty, và họ phải có khả năng nhận biết và xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và quyết đoán. Điều này đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách suôn sẻ.
5. Kỹ năng tổ chức: Thư ký có trách nhiệm quản lý tài liệu và lên lịch trình theo thứ tự phù hợp để giúp cấp trên dễ dàng xử lý công việc. Kỹ năng tổ chức là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công trong vai trò này.

Ngoài ra, thư ký cần có tính cẩn thận. Họ phải hoàn thành nhiều nhiệm vụ và công việc mà vẫn đảm bảo tính chính xác, tránh sai sót trong quá trình làm việc.

Kết luận

Nếu bạn đam mê và muốn trở thành một thư ký trong tương lai, hãy bắt đầu tích luỹ kiến thức và phát triển kỹ năng ngay từ bây giờ. Hi vọng rằng những thông tin trong bài viết đã giúp bạn xác định ngành học phù hợp để theo đuổi sự nghiệp thư ký. Chúc bạn luôn đạt được thành công trong con đường sự nghiệp của mình.